Six situations, six hypothèses de conception
Pour chaque situation fréquente dans les PME : ce qui se passe aujourd’hui, la solution que nous envisagerions, le cadre d’usage et les résultats à mesurer. Ce sont des exemples de conception, pas des références clients.
Retrouver la bonne information
Situation
Dans une PME de services, les procédures, les historiques clients et les pièces techniques sont répartis entre la messagerie, un serveur de fichiers et deux logiciels métier. Chaque recherche prend plusieurs minutes et la réponse dépend de la personne qui la fait.
Solution envisagée
Un assistant de recherche relié aux sources autorisées, qui répond avec les extraits et leurs sources plutôt qu’une réponse à croire sur parole. Les droits d’accès existants sont respectés ; rien n’est copié hors de l’entreprise sans règle.
Cadre et résultats à mesurer
Le cadre précise les sources indexées, les accès et la durée de conservation des requêtes. Indicateurs : temps de recherche, part des réponses accompagnées d’une source, questions restées sans réponse.
Traiter les demandes clients
Situation
Les demandes arrivent par email et par formulaire, sont lues une à une, transférées à la bonne personne, parfois oubliées. Les réponses aux questions fréquentes sont rédigées à chaque fois.
Solution envisagée
Une IA existante classe chaque demande, prépare un projet de réponse à partir des réponses validées et l’oriente vers la bonne personne. L’envoi reste une décision humaine : rien ne part sans validation.
Cadre et résultats à mesurer
Le cadre fixe les données lues, les catégories et les demandes qui exigent une réponse humaine directe. Indicateurs : délai de première réponse, taux de demandes bien orientées, temps de rédaction.
Préparer les devis dans un bureau d’études
Situation
Les demandes arrivent par email avec des pièces jointes hétérogènes. Un chargé d’affaires ressaisit les éléments, cherche les prix et rédige le devis dans un tableur.
Solution envisagée
Une IA existante extrait et structure la demande ; un automatisme la rapproche du catalogue et des devis antérieurs ; une interface simple présente une proposition. Le chargé d’affaires vérifie, ajuste et décide.
Cadre et résultats à mesurer
Le cadre d’usage précise les données utilisées et les validations. Les indicateurs suivis sont le délai de réponse, le temps de préparation et le taux d’erreurs.
Produire des documents à partir de l’existant
Situation
Comptes rendus, rapports d’intervention, fiches produits ou courriers sont rédigés à la main à partir d’informations déjà présentes dans les outils, avec des modèles hétérogènes.
Solution envisagée
Un automatisme rassemble les données depuis vos outils, une IA existante rédige un premier jet selon vos modèles, et une interface simple permet de relire, corriger et valider avant diffusion.
Cadre et résultats à mesurer
Le cadre précise les modèles, les données utilisées et la relecture obligatoire avant envoi. Indicateurs : temps de production, corrections à la relecture, délai de diffusion.
Supprimer les ressaisies entre logiciels
Situation
Les commandes saisies dans la gestion commerciale sont ressaisies dans le tableur de planification, puis dans l’outil de facturation. Les écarts se découvrent à la clôture.
Solution envisagée
Des connexions entre les logiciels, par API ou par connecteurs développés pour l’usage, font circuler l’information validée une seule fois ; un contrôle signale les écarts au lieu de les laisser passer. Aucune IA n’est nécessaire ici.
Cadre et résultats à mesurer
Le cadre décrit les flux, les règles de contrôle et qui corrige quoi. Indicateurs : temps de ressaisie supprimé, écarts détectés, délai de facturation.
Tenir les délais et la qualité de service
Situation
Des dossiers restent en attente sans que personne ne le voie. Le client relance, et c’est lui qui révèle le retard.
Solution envisagée
Un suivi automatique des délais sur les dossiers en cours, une alerte à la bonne personne avant l’échéance et un tableau de bord simple. Une IA existante peut résumer l’état d’un dossier ; la décision reste humaine.
Cadre et résultats à mesurer
Le cadre fixe les seuils, les destinataires des alertes et les données de suivi. Indicateurs : dossiers en retard, délai moyen de traitement, relances clients.
Parlons de vos priorités
Vous reconnaissez une de ces situations ? Un premier échange de 30 minutes à une heure, en visioconférence, pour voir si elle mérite un diagnostic.